見積書→顧客注文書→納品書→請求書→領収書の流れ

顧客との取り引きを行うにあたり、発注や工場からの出荷、会計処理までの間に発生・交換される主な書類の流れを時系列に挙げますと、おおむね次のようになります。これについては、日本においてもタイにおいても大きな違いはありません。

見積書→Customer P/O(注文書）→Delivery Note（納品書）→Invoice（請求書）→Receipt（領収書）

分納とまとめ出荷

実際の取引現場では、ここに、生産ラインの現状に応じた分納による出荷や、複数枚のP/Oをひとまとめとした同時出荷といった運用が弾力的に加わります。つまり、P/OとDelivery Noteの実数（M:N）が一致しないといった現象が、日常的にごく普通に発生します。
生産管理と会計システムを明確に分離している日本の生産現場では、こうした現象が発生しましても何ら問題はありません。しかし、Invoiceの発行に出荷基準を採るタイではそうもいきません。ここにシステム構築の難しさや不正が潜む原因がとされており、入念な対策が必要となります。

一連のドキュメントの保存

タイでは見積書から領主書の発行・受領まで関連する書類をひとまとめに管理する運用が、税務当局から求められています。このため、ひとたびP/OやDelivery Noteに入力ミスや計算間違いが確認された場合は、全ての書類に影響が及んできます。
しかも、それらの書類の入力・修正作業は、日常的に限られたタイ人事務担当者の管理下にあります。処理が間違えば納税ミスが発生するだけではなく、故意や著しい過失と判断された場合には法人に対し罰金が課されることさえあります。日本人の上司が気付いたころには、もう遅いといったケースも少なくありません。
これらを防止するために必要なのが、確認・報告ルールの仕組み作りのほか、ソフトウエア上でのマネジメントです。全ての入力や修正の記録が残るシステムの導入が何よりも大切です。折に触れた専門家のアドバイスも求めると良いでしょう。